Служебная записка на приобретение принтера в замен сломавшегося

Содержание
  1. Служебная записка на приобретение принтера образец
  2. Кол-во просмотров этого документа
  3. Как написать служебную записку
  4. Шаблоны служебных записок для составления заявок на приобретение оргтехники
  5. Покупка принтера – дело непростое :)
  6. Виды докладных записок
  7. Составление докладной записки
  8. Оформление внутренней докладной записки
  9. Бланк внешней докладной записки
  10. Служебная записка на приобретение принтера в замен сломавшегося
  11. Служебная записка на приобретение компьютера
  12. Когда нужна служебная записка о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу?
  13. Пример служебной записки на замену компьютера
  14. Служебная записка, образец
  15. Коллегия адвокатов
  16. Как написать служебную записку: примеры и образцы
  17. Виды писем
  18. Как оформить (образец по ГОСТу)
  19. Пример 1
  20. Пример 2
  21. Пример 3
  22. Правила оформления
  23. Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки
  24. Записка о выплате премии
  25. Докладная об отсутствии на рабочем месте
  26. Записка о списании ТМЦ
  27. Письмо о необходимости ремонта оборудования
  28. Докладная о самоизоляции
  29. Письмо о переводе на удаленную работу
  30. Составляют ли в электронном виде
  31. Срок хранения
  32. Служебная записка о замене принтера
  33. Телефона
  34. Структура документа
  35. Каких ошибок стоит избегать
  36. Служебная записка на закупку
  37. Что такое служебная записка
  38. Кто составляет документ
  39. Когда необходим документ на приобретение канцтоваров
  40. Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка на приобретение принтера образец

Служебная записка на приобретение принтера в замен сломавшегося

Описание:

Не надо сравнивать принтера и СКС с серверами. Служебная записка на имя ректора, предварительно – визы Красноперова А. Как правильно написать служебную записку. Поздравляем, вы получаете принтер и наклейки! Надо не красивую, а понятную для него. ЭЛП мониторов (2шт) на ТФТ.

МФУ (многофункциональное устройство) принтер+сканер+копир. Подробнее Приобретение компьютера (принтера) для замены. Инструкции – Примеры служебных записок. Служебная записка на ремонт принтера. Из серии на текущий момент серверу – X лет. Например, в бухгалтерии сломался принтер.

О ремонте (замене) компьютера.

Кол-во просмотров этого документа

Служебная записка – это информационно-справочный документ, который используется в качестве инструмента внутренней деловой переписки.

Служебная записка составляется в отношении конкретного отдела предприятия или отдельного работника тогда, когда к решению проблемы вынуждены подключаться другие отделы и структурные подразделения.

Служебные записки в отличие от докладных записок являются способом коммуникации между отделами и сотрудниками, равными по должностному статусу, но не подчиняющиеся друг другу напрямую.

Как написать служебную записку

Служебная записка . как правило, составляется в произвольной форме, однако должна содержать следующие реквизиты:

  • название документа, то есть Служебная записка
  • адресат с указанием ФИО и должности в дательном падеже
  • заглавие перед текстом записки – тема служебной записки
  • собственно текст служебной записки, где описывается сложившаяся ситуация и предлагаются варианты решения проблемы или выражается просьба
  • должность автора служебной записки с указанием ФИО и подписью
  • дата составления документа и его номер.
  • Шаблоны служебных записок для составления заявок на приобретение оргтехники

    14 ноября 2013. Управление информатизации

    Управлением информатизации разработаны шаблоны служебных записок для составления заявок на приобретение оргтехники в 2014 году.

    В данный момент готовы следующие технические задания:

  • Принтер, А4, монохром
  • Принтер, А3, монохром
  • Принтер, А4, цвет
  • Принтер, А3, цвет
  • МФУ, А4, монохром
  • МФУ, А3, монохром
  • Интерактивная доска, на стене и  мобильная
  • Компьютер учебный
  • Компьютер офисный
  • Компьютер разработчика
  • Ноутбук
  • Ультрабук
  • Планшет
  • Проектор
  • Сканер
  • Телевизор
  • Телефон, простой
  • Телефон с цифровым дисплеем
  • Телефон, DECT/радио
  • Др. устройства
  • Покупка принтера – дело непростое :)

    Покупка принтера – дело непростое :)

    Все стремятся устроится на работу в большую компанию. Бытует мнение, что там сыто, тепло, и много платят. А главное, там можно получить бесценный жизненный опыт. Всё это заблуждения. А вот про опыт – точно в цель.

    Я работаю в одной крупной известной компании. Компания настолько крупна и известна, что не может позволить себе отсталые методы.

    Передовое в компании все: передовые технологии, передовая политика набора персонала, передовой метод распределения финансов.

    Чтобы финансы не распределились куда не попадя, в компании имеются специальные департаменты, отделы, подразделения, которые планируют, экономят и контролируют.

    Простой пример: покупка принтера.

    В компании моего друга (не такой крупной и уж совсем неизвестной) покупают принтер так: в четверг в 15:00 подписывают счет у директора, в 16:00 счет оплачивают, в пятницу поставщик привозит и устанавливает принтер прямо в офис.

    Лопухи! У нас процесс намного более передовой:

    1. Мы понимаем, что нам нужен принтер.

    2. Идем к начальнику, спрашиваем, есть ли деньги в бюджете.

    3. Денег на новый принтер нет, придумываем с начальником, как бы этот принтер замаскировать.

    4. Решаем, что принтер будет у нас называться “чайник”, т.к. на чайник деньги есть.

    5. Выписываем счет у продавца, слезно просим его в счете написать “чайник”, а не «принтер».

    6. Продавец после долгих споров со своей бухгалтерией все-таки выставляет счет на «чайник».

    7. Оформляем к этому счету кучу внутренних бумажек, причем, как в электронном варианте (у нас система электронного документооборота), так и в бумажном. Сочиняем служебную записку: “без чайника жить не можем”, иначе ход счету не дадут.

    8. Подписываем счет и записку у начальника.

    9. Подписываем у начальника начальника.

    10. Подписываем у начальника по финансам.

    11. Подписываем у начальника по закупкам.

    12. Тот не подписывает, говорит, что чайники мы покупаем только у компании Х и нигде больше, это корпоративная политика.

    13. Звоним в компанию Х, узнаем, что принтер под видом чайника они нам продать не могут.

    14. Наш начальник убалтывает начальника по закупкам закрыть глаза на правила закупок.

    15. Счет теряется где-то.

    16. Выписываем новый, проходим шаги 7-14.

    17. Подписываем у генерального директора.

    18. Отдаем в бухгалтерию на оплату.

    19. Выясняется, что при оформлении внутренних документов мы неправильно указали статью бюджета, чайники проходят по административному департаменту, соответственно, на счете должны расписаться все начальники этого департамента.

    20. Переделываем счет на “чайник с управлением по USB”, проходим шаги

    5-11, теперь это проходит по нашему департаменту.

    21. Начальник по закупкам не подписывает, т.к. такие “чайники с USB-портом” являются стандартным оборудованием и поставляются всем филиалам компании централизовано раз в месяц.

    22. Понимаем, что стройную систему не обмануть, оформляем заявку в отдел закупок с просьбой приобрести “копировальный аппарат с USB-портом” (он еще и печатать умеет), на него деньги в бюджете есть, как оказалось.

    23. Подписываем у начальника.

    24. Подписываем у начальника начальника.

    25. Подписываем у начальника по финансам.

    26. Подписываем у начальника по закупкам.

    27. Не успеваем провести заявку до 25 числа текущего месяца (уже 26-ое), ждем месяц до следующего срока подачи заявок.

    28. Заявка уходит в центральный филиал компании.

    29. Про заявку ничего не слышно 2 месяца.

    30. Выясняется, что заявка потерялась в центре, отдел закупок просят оформить ее заново, проходим шаги 22-29.

    31. Заявка возвращается из центра с пометкой «копировальные аппараты с USB-портом» не являются стандартным оборудованием, т.к. уже устарели, стандартны только «копировальные аппараты с ethernet-портом».

    32. Переделываем заявку на “копировальный аппарат с сетевой картой”, проходим шаги 22-29.

    33. Статус заявки становится совсем непонятным, полное молчание со стороны центрального филиала.

    34. Пишем письма начальнику: “срочно нужен принтер, а то работа стоит”.

    35. Начальник пытается узнать статус заявки “копировальный аппарат с сетевой картой” в центре, ему говорят, что копир уже давно выслали.

    36. Ждем месяц.

    37. Изменяем бизнес-процесс так, чтобы принтер не был нужен совсем. Печатаем документы, послав их самим себе на факс через электронную систему отправки факсов.

    38. Забываем про заказ, рвем отношения с первоначальными поставщиками, которые нам выставили счет с таким трудом (кстати, они были нашими хорошими партнерами на протяжении многих лет), ругаемся со всеми, кто требует от нас печатные документы (факс печатает из рук вон плохо).

    39. Через год в кабинет вваливаются какие-то грузчики и загромождают помещение какими-то коробками.

    40. Вскрываем их и обнаруживаем 5 кофеварок с портами FireWire и PS/2, софт, лицензии к софту на 500 пользователей, дополнительные модули, все это стоимостью 350 тысяч долларов. Ба! Да это ж наш заказ.

    А принтера нет. Вы все еще хотите к нам? Милости просим

    Виды докладных записок

    Докладные записки имеют несколько подразделений.

    1. По содержанию докладные делятся на информативные, отчетные и инициативные. Информативная докладная — документ, включающий в себя информацию о деталях и способах проведения работы. Записки данного вида составляются периодически.Отчетная докладная информирует начальника о результатах проделанной работы, выполнении указаний.Инициативная докладная записка побуждает вышестоящее лицо принять решение. В ней автор может изложить свои рекомендации и предложения.
    2. Также докладные записки делятся в зависимости от их адресата :
  • внутренняя записка — документ, адресованный директору организации
  • внешняя записка адресуется лицу, находящемуся за пределами предприятия.
  • Составление докладной записки

    Итак, рассмотрим структуру докладной записки вне зависимости от ее вида. Любая докладная записка состоит из 3 частей.

    1 часть  — включает в себя причины написания докладной, факты и события.

    2 часть — анализ произошедшей ситуации, варианты решения проблемы.

    3 часть — предлагаются наиболее подходящие по мнению автора действия, делаются выводы.

    Если вы хотите заработать на маскарадных костюмах напрокат, читайте о том, как это сделать легко и эффективно.

    Оформление внутренней докладной записки

    Для правильного оформления внутренней докладной проделайте следующие шаги.

    1. Вверху, в левом углу, напишите название рабочего отдела, из которого поступает информация.
    2. В верхнем правом углу укажите адресата, его должность, фамилию, инициалы.
    3. В центре или около левой границы листа заглавными буквами напишите название документа.
    4. На следующей строке проставьте дату и индекс докладной. Дату пишите арабскими цифрами, например 31.07.13 г. тот день, когда документ был составлен и подписан.
    5. Кратко напишите суть докладной записки.
    6. Дальше идет, непосредственно, сама информация, которую необходимо донести руководителю.
    7. В заключение, проставьте свою должность, фамилию и инициалы, подпись (все на одной строке).

    Бланк внешней докладной записки

    Как уже было сказано, для составления внешней докладной используется специальный бланк. Форма докладной записки включает в себя:

    Источники:mkzmedline.ru, xn—-etbfarkdrfevo3c.xn--p1ai, www.kspu.ru, www.bugaga.ru, bsnss.net

    Источник: http://isk-obrazets.my1.ru/publ/sluzhebnye_pisma/sluzhebnaja_zapiska_na_priobretenie_printera_obrazec/12-1-0-687

    Служебная записка на приобретение принтера в замен сломавшегося

    Служебная записка на приобретение принтера в замен сломавшегося

    на банковский счет для приобретения нового оборудования. Эта форма написания служебных записок может отличаться на каждом предприятии, поэтому следовать ей беспрекословно не стоит.

    Подпись на этом документе стоит того, кто составляет записку.

    Очень часто ее подписывает начальник отдела.

    Чтобы при необходимости иметь возможность сослаться на составленную служебную записку, ее необходимо зарегистрировать на предприятии.

    Нужно знать, что составление записки в электронном виде мало чем отличается от бумажного шаблона.

    При отправке записки нужно запросить уведомление о прочтении письма. Это нужно как доказательство в разных случаях того, что вы действительно в определенное время отправили служебную записку.

    Служебная записка, которая пишется на определенного сотрудника, является докладной запиской.

    Особенностью такого документа является то, что нужно перечислить все причины замены такого инвентаря, чтобы их сочли целесообразными и просьбу о замене осуществили.

    В такой записке нужно указать сумму, которая не доплачена по некоторым причинам.

    Служебная записка на приобретение компьютера

    В такие служебные записки включают и замену компьютеров. Однако необходимость приобретения компьютера может возникнуть и в течение года.

    В таком случае подается отдельная служебная записка с обоснованием причины внеплановой закупки. Основанием для замены компьютерной техники может стать:

    1. поломка какой-либо из составных частей техники;
    2. необходимость в дополнительном компьютере.
    3. устаревание оборудования;

    Замена компьютера, в случае морального устаревания производится в плановом порядке.

    В этой ситуации обосновать покупку нового компьютера можно заключением технических специалистов о невозможности или нецелесообразности его дальнейшего ремонта.

    Когда нужна служебная записка о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу?

    И не было бы никаких проблем, если бы у второго работника не было бы своих надобностей, осуществимых с помощью компьютера.Словом, ясно, что компьютер вам нужен.

    Следующий этап – переговоры. Обговорите ситуацию сначала устно. По крайней мере, проясните, имеет вам смысл писать что-то директору или нет.Может быть, в этой организации в принципе такая практика – один компьютер на двух сотрудников, и распространяется это не только на испытательный срок – то есть просить вам попросту бесполезно.

    Тогда лучше приносить свой гаджет на работу, если вам экстренно понадобится обратиться к искусственному интеллекту.Во всех остальных случаях необходимо написание служебной записки – узнайте, кого именно принято беспокоить таким вопросом в данной организации.Может быть, это не сам генеральный директор или глава филиала, а руководитель айти-службы (что обычно и бывает).

    Руководителю предприятия служебную записку

    Рекомендуем прочесть:  Паправки амистия 2021г

    устройства

    Служебная записка – это специальная форма документа, которая используется во внутренней среде предприятия и служит для быстрого решения текущих производственных проблем. Обычно этот документ составляется с целью внесения какого-либо нового предложения и решения возникших трудностей, а также утверждения или согласования определенных действий.

    Важно, что в своей служебной записке специалист показывает себя в своем деле.

    Если работник с помощью документа ответственность за совершаемые действия перекладывает на другого человека или снимает с себя, не предлагая выхода из ситуации, то следует задуматься о профессиональных умениях и навыках данного специалиста.

    По назначению, то есть по виду донесенной информации, выделяют такие записки:

    Пример служебной записки на замену компьютера

    В связи с выходом из строя принтера № XZ-4345, просим произвести его ремонт или заменить на другой в кратчайшие сроки.Если же «служебкой» нужно просто довести информацию , то сразу начинаем со слов: «доводим до Вашего сведения» и излагаем факты.Доводим до Вашего сведения, что с письмом № 03/6784 от 04.11.2015 отдел маркетинга ознакомлен.

    В электронном виде это делать гораздо удобнее и быстрее. Это экономит время на подписание, визирование и доведение служебной записки до исполнителя.Читаем статью автора блога- 7 главных дел секретаря в конце года в журнале «Справочник

    Служебная записка, образец

    Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение или иную служебную информацию.

    Служебная записка объясняющая причины не выполнения планов и направляемая в вышестоящее подразделение является объяснительной запиской.

    Состав полей служебной записки:

    1. Шапка, в которой указывается адресат записки, с указанием структурного подразделения, должности и ФИО получателя;
    2. Предмет сообщения в виде подзаголовка к тексту;
    3. Дата составления и регистрационный номер служебной записки;
    4. Собственно наименование «Служебная записка»;
    5. Подразделение и должность составителя, подпись и ее расшифровка подписи;
    6. Непосредственно текст служебной записки;

    Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение

    Коллегия адвокатов

    Например, если нужно на основании записки издать соответствующий приказ, то составляется докладная записка. А если решаются вопросы по поводу расходов средств подотчетными лицами, то обязательно составляется объяснительная записка. Взаимодействие между отделами является главной необходимостью в работе всей организации.

    Если она прервалась или остановилась, то организация работает неэффективно, а, значит, существует значительная возможность уменьшить прибыль, а, возможно, и увеличить убытки.

    Что касается содержания служебных записок, то чаще всего они освещают вопросы производственного типа, материальных или технических проблем, хозяйственные вопросы, а также вопросы, которые касаются информационного обеспечения.

    Источник: https://27advokat.ru/sluzhebnaja-zapiska-na-priobretenie-printera-v-zamen-slomavshegosja-48094/

    Как написать служебную записку: примеры и образцы

    Служебная записка на приобретение принтера в замен сломавшегося

    Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

    КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

    Получить доступ

    Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

    Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.

    Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

    Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

    Взяться за ручку стоит, если:

    • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
    • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
    • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
    • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
    • необходимо отправить кого-то в командировку;
    • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
    • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

    В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

    Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

    Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

    Виды писем

    Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

    • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
    • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
    • сообщение о направлении в командировку;
    • предложение о дополнительном премировании;
    • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

    Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

    Как оформить (образец по ГОСТу)

    Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

    Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”.

    То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

    • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
    • название документа;
    • текст — что необходимо сообщить руководству;
    • дата, подпись и обязательно должность автора.

    Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

    Пример 1

    Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

    Пример 2

    На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

    Есть и третий вариант.

    Пример 3

    Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

    Правила оформления

    Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

    Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

    Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

    Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

    Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

    Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

    Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

    Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

    Записка о выплате премии

    Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

    ДиректоруООО «Домострой»Семину И.Г.от начальника отдела продаж ООО «Домострой»Настиной И.А.Служебная записка
    05.04.2021 № 4г. Санкт-Петербург

    Об увеличении премиального вознаграждения

    Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2021 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

    Начальник отдела продаж Настина И.А.

    Докладная об отсутствии на рабочем месте

    Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

    Записка о списании ТМЦ

    В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

    Письмо о необходимости ремонта оборудования

    С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

    Докладная о самоизоляции

    Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

    Письмо о переводе на удаленную работу

    В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

    Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

    Составляют ли в электронном виде

    Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

    Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются.

    Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

    Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

    Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

    В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

    Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

    Срок хранения

    Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

    В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

    Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

    Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

    Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

    Источник: https://ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiska

    Служебная записка о замене принтера

    Служебная записка на приобретение принтера в замен сломавшегося

    Как написать служебную записку, какие пункты, нюансы должны присутствовать?.

    Несмотря на то, что общепринятой инструкции составления писем не существует, есть некоторые схожие правила написания для организации различного уровня. Записка должна быть нейтральной. В ней не допускается присутствие критики и недовольства.

    Из чего должна состоять:

    • в правом верхнем углу нужно написать информацию о том, кому предназначена эта записка и кто ее отправил. Адресаты могут быть разными в зависимости от причины составления (директор, начальник, бухгалтер, менеджер и т.д);
    • посередине должно стоять слово «Служебная записка», ниже описание волнующей проблемы, с подробно рассмотренными нюансами. Также необходимо сказать, что послужило поводом ее написания и какой ответ ожидается. Если нужна замена или покупка нового принтера, то указать количество и примерную стоимость;
    • внизу написать дату составления. Поставить подпись с расшифровкой. Иногда эта бумага образовывается сразу несколькими заинтересованными лицами, и тогда подписей внизу должно стоять несколько.

    На некоторых предприятиях оформление служебки возможно не только в письменной, но и в электронной форме, что значительно облегчает процесс ее отправки. В электронном виде не нужно будет писать имя отправителя, так как оно уже есть в адресной строке.

    Телефона

    Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:

    Директору по снабжению ЗАО «Альтерком»

    Матвееву И. И.

    от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8

    Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2021 года.

    Структура документа

    Отсутствие закрепленной законодательством формы для составления записки не является основанием для отсутствия определенной структуры. За основу для документа берется стандартный алгоритм оформления:

    1. В правом верхнем углу указываются данные адресата, который является получателем записки. Сюда входит информация о должности, ФИО.
    2. Ниже должны быть отражены аналогичные данные относительно заявителя.
    3. Далее указывается дата составления записки, номер, выданный для внутреннего документооборота, населенный пункт регистрации организации.
    4. По центру указывается название документа «Служебная записка».
    5. В основном тексте указывается причина обращения. Необходимо точно перечислить, что именно требуется для решения проблемы. Сюда необходимо включать информацию о возможном пути решения вопроса.

    В конце записка заверяется подписью составителя. Также потребуется роспись от руководителя для утверждения обращения.

    Каких ошибок стоит избегать

    Если служебная записка будет составлена не должным образом, то она не будет принята адресатом. Для этого необходимо учитывать ошибки, которые часто совершаются при составлении обращении:

    1. Не указывается адресат или введенные данные некорректны.
    2. Текст не имеет причины обращения.
    3. Не имеется информация о способах решения проблемы.
    4. В тексте использованы просторечия.
    5. Документ составлен не на бланке организации (если таковой имеется).
    6. Введенные данные не соответствуют действительности.
    7. Нет подписи должностного лица.

    Перед отправкой записки должностному лицу, необходимо перечитать и исправить имеющиеся ошибки и недочеты. После их устранения у руководителей не будет причин для отказа от принятия обращения.

    Служебная записка на закупку

    В любой организации ежегодно планируются расходы на поддержание функциональности офиса. Сюда относят затраты на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги, техники и т. д. Каждый отдел или управление составляют заявки на необходимые товары, а затем формируется сводная потребность. В такие служебные записки включают и замену компьютеров.

    Однако необходимость приобретения компьютера может возникнуть и в течение года. В таком случае подается отдельная служебная записка с обоснованием причины внеплановой закупки. Основанием для замены компьютерной техники может стать:

    • устаревание оборудования;
    • поломка какой-либо из составных частей техники;
    • необходимость в дополнительном компьютере.

    Замена компьютера, в случае морального устаревания производится в плановом порядке.

    Аргументировать такую причину для покупки новой техники можно малой производительностью или мощностью устройства, невозможностью установки на него нужного для работы программного обеспечения.

    К незапланированной замене компьютерной техники приводят различные поломки устройства или низкое качество его составных частей.

    В этой ситуации обосновать покупку нового компьютера можно заключением технических специалистов о невозможности или нецелесообразности его дальнейшего ремонта.

    Что такое служебная записка

    Служебная записка – это документ, где содержится просьба или предложение, адресованное другому сотруднику. Такой документ может быть не только внутренним, но и внешним, то есть отправляться за пределы организации.

    Используется для предложений и прошений между подразделениями и сотрудниками, находящимися не в прямом подчинении. В документе отражается не только краткая информация относительно ситуации, но и план решения.

    Кто составляет документ

    Составление доступно каждому работнику организации, который столкнулся с проблемой любого рода или имеющий предложения относительно улучшения работы предприятия. Адресуется документ также любому сотруднику организации. Условием адресата является только компетенция решения вопроса.

    о служебных записках различного характера:

    Когда необходим документ на приобретение канцтоваров

    Записка составляется в тех ситуациях, когда какой-либо из типов канцтоваров подходит к концу или уже закончился. При этом ответственным лицом за ресурс должен быть не сам работник, составивший просьбу, а вышестоящий или равный по рангу сотрудник компании.

    Благодаря документу, работник, составивший ее, снимает с себя ответственность за решение задачи, вопрос по которой должен решаться другим сотрудником организации. Документ является подтверждением совершения действий для решения проблемы.

    Как написать служебную записку: примеры и образцы

    В связи с истечением срока действия договора на предоставление права доступа к правовой системе “ЮристОбщества” № 84 от 01.05.2021 г. прошу дать поручение в отдел снабжения и отдел бухгалтерии о приобретении программного обеспечения “Доступ к правовой системе “ЮристОбщества” или “Консалтинг” в целях надлежащей работы юридического отдела.

    Программное обеспечение необходимо установить на 2 персональных компьютера – начальника юридического отдела Агафеевой Ирины Павловны, а также главного юрисконсульта Потапова Виктора Сергеевича.

    Начальник юридического отдела Агафеева Агафеева И.П.

    Главный бухгалтер Петренко В.А.

    КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

    Получить доступ

    Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

    Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в написании записки возникает, если нужно получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.

    Кроме того, в записке могут указываться рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении записки нужно следовать определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

    О ваших правах
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: