Титульный лист номенклатура дел организации образец

Содержание
  1. Номенклатура дел организации: образец
  2. Как выглядит типовой бланк
  3. Основное предназначение документа
  4. Правила заполнения документа
  5. Рекомендации по заполнению бланка
  6. Какие дела входят в номенклатуру
  7. Типовая номенклатура дел для организации – образец
  8. Назначение и виды
  9. Основное назначение
  10. Разновидности
  11. Порядок составления
  12. Определение
  13. Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура
  14. Оформление номенклатуры дел образец титульный лист
  15. Роль документа
  16. Какие дела включать в номенклатуру
  17. Когда формируется документ
  18. Кто ведет номенклатуру дел
  19. Правила составления
  20. Правила оформления
  21. Образец составления номенклатуры дел
  22. Типовая номенклатура дел для ООО примеры
  23. Как заполнить форму номенклатуры дел организации
  24. Зачем нужна номенклатура дел
  25. Номенклатура дел в организации: способы разработки и образец
  26. Значение номенклатуры дел для организации
  27. Для кого она обязательна
  28. Какие виды существуют
  29. Кто составляет документ
  30. Порядок формирования и утверждения номенклатуры дел
  31. Из чего состоит документ
  32. Как заполняется форма
  33. Правила и сроки хранения
  34. Передача документации в архивное учреждение
  35. Экспертиза ценности сдаваемых документов
  36. Номенклатура дел
  37. Понятие и назначение номенклатуры дел
  38. Порядок составления номенклатуры
  39. Номенклатура дел организации образец и бланк

Номенклатура дел организации: образец

Титульный лист номенклатура дел организации образец

Чтобы систематизировать документооборот, применяется номенклатура дел организации. Особенно ведение бланка актуально для крупных предприятий. В конце статьи можно скачать образец заполненной номенклатуры и пустой экземпляр.

Как выглядит типовой бланк

На самом деле утвержденной формы номенклатуры дел не предусмотрено. Поэтому руководители могут самостоятельно разрабатывать шаблон и при необходимости добавлять в него новые разделы.

Типовой документ составлен в виде таблицы. Столбцы в номенклатуре дел имеют следующие обозначения:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество томов;
  • срок хранения дела;
  • примечания.

Помимо этой информации, в бланке должны содержаться некоторые обязательные данные. В их числе:

  1. Название организации.
  2. Порядковый номер документа.
  3. Дата подписания.
  4. Таблица с перечнем дел.
  5. Подписи ответственных работников и руководителя.

Можно отметить следующие виды номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная. Типовая относится к нормативным документам. В ней указывают типовой состав дел, их индексы и сроки хранения.

Примерная содержит примерный состав дел и индексы. В отличие от типовой имеет рекомендательный характер.

Важно! Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.

Индивидуальная номенклатура включает конкретные названия дел, которые запланировано внести в документооборот предприятия, ориентированных на специфику деятельности. Сроки хранения переводятся из бланков двух ранее упомянутых типов без изменений.

Основное предназначение документа

Как уже говорилось, номенклатуры дел организации используются для систематизации документооборота. Рассмотрим подробнее, каким образом это достигается.

У предприятия складывается обширный документооборот. Все бумаги экспертно проверяются и сортируются в зависимости от структурного подразделения организации либо своей тематической направленности. Объединенные в одну папку, они составляют дело с индивидуальным названием и номером.

Номенклатура нужна для:

  • распределения дел по структурным подразделениям;
  • отражения количества отдельных томов в каждом деле;
  • введения сроков хранения документов (например, отметка «ЭПК» (при необходимости проведения оценки экспертно-проверочной комиссией) указывает, что после проведения экспертизы документы могут быть переданы в архив; отметка «ДМН» (до минования надобности) подтверждает, что сроки хранения документов определяет организация).

Благодаря ведению номенклатуры упрощается поиск бумаг фирмы. Также легче отслеживать сроки хранения бланков. При наступлении крайней даты их можно своевременно отправить в архив (по результатам ЭПК) или аннулировать.

Правила заполнения документа

Номенклатура состоит из обязательных реквизитов учреждений и самой таблицы с перечнем этих дел. Рассмотрим детально образец ее заполнения.

  1. Вводная часть. Здесь указывается название предприятия целиком, город, где оно зарегистрировано, дата подписания бланка, год, на который рассчитан документ. Отдельно планируется место для данных руководителя: его должности, ФИО, подписи.
  2. Таблица. В ней отражены номер дела, его заголовок, количество отдельных томов, срок хранения (с пометками «ЭПК» и прочими). Заключительным столбцом идут примечания, где можно указать форму ведения дела (электронную или печатную), место хранения оригиналов и ксерокопий и так далее.
  3. Заключение. Здесь вводятся данные сотрудника, ответственного за составление документа. Он ставит свою подпись, а затем передает бланк на утверждение руководителю.

Кто может быть ответственным за ведение номенклатуры? Эту обязанность работодатель может поручить секретарю, делопроизводителю, работнику архива или отдела кадров. Здесь нет строгих правил, все зависит от распределения обязанностей в конкретной организации.

Важно! Для дел, ведущихся в электронном виде, рекомендуется оставить отдельный раздел или собственную номенклатуру.

Когда номенклатура дел организации оформлена, она передается руководителю предприятия. Он утверждает ее, поставив подпись.

Рекомендации по заполнению бланка

Касательно заполнения бланка, строгих правил по этому поводу нет. Далее перечислены основные моменты и практические рекомендации.

  1. Документ ведется на листе формата А4 (можно использовать фирменный бланк компании).
  2. Допускается заполнение бланка вручную и в печатном виде. Последний вариант предпочтителен, так как в основном документ имеет большой объем. Также при заполнении в печатном виде облегчается внесение поправок.
  3. Если в номенклатуру входит несколько листов, их скрепляют и нумеруют. В конце ставят штамп с датой подписания. Указывают число отдельных листов и ставится подпись должностного лица.
  4. Документ готовится в одном экземпляре.
  5. Когда срок действия бланка окончен, он отправляется в архив организации.

Формировать документ для представления в органах нужно один раз в год, а именно в декабре, который завершает отчетный период. Как пример, в декабре 2021 готовится бланк на 2021 год. Такой подход позволяет определить точное число бумаг, которыми владеет компания на начало нового отчетного года.

Само ведение номенклатуры не представляет собой ничего сложного. Важное примечание для дел, ведущихся в электронном виде: нумерация страниц идет по файлам. Аналогичное значение переносится в таблицу.

Какие дела входят в номенклатуру

Если сказать одним словом, все дела, имеющие отношение к работе компании, входят в номенклатуру. К таковым относятся в частности:

  • приказы;
  • учредительные документы;
  • инструкции по отдельным должностям;
  • входящие бланки;
  • исходящие документы;
  • секретные бумаги с данными, которые являются конфиденциальными или составляют коммерческую тайну.

К вышеперечисленному перечню не относятся учетные журналы, заявления работников, внутренний оборот бумаг. Когда профсоюз является самостоятельным юридическим лицом, образованные в нем дела в таблицу не входят.

Составление номенклатуры дел особенно важно для крупных предприятий. Оно позволяет систематизировать документооборот. Для его составления не предусмотрена унифицированная форма. Далее можно скачать по ссылке пример заполненного бланка.

Источник: https://blanki.mwmoskva.ru/buhgalterskie-dokumenty/nomenklatura-del-obrazec-skachat-besplatno.html

Типовая номенклатура дел для организации – образец

Титульный лист номенклатура дел организации образец

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.

2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца).

К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

  • Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
  • На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

  • приказы;
  • договоры;
  • учетные документы;
  • карточки;
  • трудовые книжки и т. д.

В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.

Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?

Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:

  • классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
  • определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.

Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.

Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество единиц хранения;
  • сроки хранения и номера статей по перечню;
  • примечания к номенклатуре.

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.

Номенклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива.

Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения.

Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений (включая кадровую службу).

Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры.

Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим.

Кадровику нужно будет:

  • окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их;
  • согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
  • дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.

Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует:

  • собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 7 к правилам Росархива;
  • согласовать сводную номенклатуру с документоведом;
  • утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.

Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.

В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.

Благодаря корректному оформлению дел организации, а также ответственному хранению можно достаточно быстро найти любой документ – это возможно благодаря номенклатуре, образец которой, актуальный для 2021 — 2021 года, приведен в статье.

Назначение и виды

Само по себе понятие номенклатура означает некий перечень однородной информации (названий, кодов, шифров и т.п.), сгруппированной по определенным признакам. Каждая единица информации (элемент) подобен другим по некоторым формальным признакам (например, по названию). В случае с документооборотом элементом номенклатуры является отдельное дело.

Дело чаше всего является отдельным документом, имеющим собственное название, номер и дату создания (подписи). Нередко под одним делом имеется в виду сразу несколько документов, сгруппированных по единому признаку – например, в личном деле сотрудника можно найти сразу несколько бумаг, имеющих к нему прямое отношение.

Таким образом, номенклатура дел – это перечень дел, т.е. их названий, расположенных в определенном порядке. В 2021 — 2021 можно использовать любой образец, который будет наиболее удобен для поиска необходимой информации.

Основное назначение

Основное назначение документа – в систематизированном учете информации. Благодаря упорядоченному расположению разнородной документации сотрудники получают несколько удобных возможностей:

  1. Именно благодаря ей можно обоснованно распределить все бумаги по папкам с указанием соответствующего признака группирования (по алфавиту, по датам, по сферам применения).
  2. Перечень всегда составляется по определенным правилам – поэтому каждое дело имеет единообразную маркировку, благодаря которой уже по названию документа можно понять его назначение.
  3. По маркировке можно и быстро обнаружить необходимые документы, не тратя лишнее время.
  4. В соответствии с маркировкой также присваивают номера/названия вновь создаваемым документам.
  5. Номенклатура представляет собой учетный документ, в котором приводятся названия дел временного хранения – не более 10 лет.
  6. Её используют для проведения описей дел. В результате можно легко определить, какие бумаги уже утратили силу в связи с истечением времени хранения. Благодаря этому экономится место на складе.
  7. Наконец, благодаря ней можно исключить риск потери каких-либо бумаг, что особенно актуально в случае проведения проверки

Разновидности

В зависимости от силы действия этого документа выделяют несколько его типов:

  1. Типовая – это внутренний нормативный документ, который строго предписывает правила оформления, учета и хранения всех бумаг в данной компании, филиале или отделе. Как правило, составляется единая номенклатура на всю организацию (по образцу 2021 или иным образцам).
  2. Примерная служит только условным образцом, т.е. ее правила не имеют строго характера – их можно рассматривать как рекомендации к оформлению.
  3. Индивидуальная составляется по тому или иному отделу, структурному подразделению компании. Она позволяет учесть индивидуальные особенности документов конкретной сферы назначения (личные дела сотрудников, карточки учета материалов и т.п.).

Порядок составления

  1. Можно обратиться в специальную компанию, которая с учетом пожеланий фирмы разработает наиболее подходящий перечень. Благодаря такой услуге можно сэкономить много времени и получить достаточно удобную систему.
  2. Можно составить ее самостоятельно, и этот вариант более трудоемкий, но он предпочтительнее первого.

    Причина в том, что именно внутри организации сотрудники могут разработать перечень названий бумаг наиболее правильно, с учетом конкретных особенностей документооборота в организации, сложившихся на практике.

  • личные дела сотрудников, которые были уволены,
  • приказы и распоряжения,
  • бухгалтерская документация,
  • выполненные договора

Определение

Дело – это документ, относящийся к одному вопросу, участку деятельности. Номенклатура дел – это список, который содержит перечень заводимых дел с указанием сроков их хранения. С его помощью можно правильно организовать документооборот. Номенклатура дел коммерческой организации, образец которой будет рассмотрен далее, составляется с такой целью:

  • систематизирование группировки документов, которая обеспечивает их оперативный поиск и сохранность;
  • присвоение регистрационного номера по классификации дел;
  • составление описи документов постоянного, долговременного и личного хранения (в т. ч. акты на уничтожение).

Номенклатуру дел используется при отборе документов для архива и уничтожения. Эта многофункциональная справка нужна каждой организации для упорядочения делопроизводства.

При этом форма собственности организации значения не имеет.

Если образец номенклатуры дел медицинской организации можно найти в нормативных актах и постановлениях, то аналитику заведенных дел частной организации придется составлять самостоятельно.

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Чтобы понять сущность процедуры составления номенклатуры дел, необходимо точно определить понятие «дело». В документообороте это единица учета, которая может включать в себя несколько документов, объединенных по одному общему критерию.

Например, договор-заказ, содержащий расчет стоимости изготовления продукции по запросу заказчика «А», является документом, входящим в состав дела «Договоры-заказы», состоящего из аналогичных договоров, заключенных с разными заказчиками. При этом может существовать и дело, включающее разнородные документы, имеющие отношение к одному проекту.

Такой подход существенно упрощает процедуру работы с документами. Включение каждого из них в номенклатуру сделало бы ее чрезмерно раздутой, причем использование каждого нового бланка повлекло бы за собой необходимость внесения правок и корректировок. Объединение же документов в дела лишает номенклатуру указанных недостатков.

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

  • перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;

Источник: https://jurist-finance.ru/nomenklatura-organizatsii-obrazets-sostavleniya/

Оформление номенклатуры дел образец титульный лист

Титульный лист номенклатура дел организации образец

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело».

Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом.

Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

  1. Вначале вносится стандартная информация:
  2. полное наименование компании,
  3. дата составления документа,
  4. предстоящий год, на который он пишется,
  5. населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

  • Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
  • индекс или номер дела,
  • заголовок или название,
  • количество содержащихся в нем частей или томов,
  • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
  • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
  • В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.
  • Источник: https://VsiluZakona.ru/juridicheskie-sovety/oformlenie-nomenklatury-del-obrazec-titulnyj-list/.html

    Типовая номенклатура дел для ООО примеры

    Титульный лист номенклатура дел организации образец

    › ООО

    26.12.2021

    Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

    На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

    Как заполнить форму номенклатуры дел организации

    Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

    Зачем нужна номенклатура дел

    Источник: https://buhgalter-rostova.ru/ooo/tipovaya-nomenklatura-del-dlya-ooo-primery.html

    Номенклатура дел в организации: способы разработки и образец

    Титульный лист номенклатура дел организации образец

    Номенклатура дел в организации будет выступать большим помощником, поскольку в период своей деятельности каждое предприятие нарабатывает большое количество документации. Их систематизация чрезвычайно важна. Поэтому в интересах каждого руководителя «разложить по полкам» изданные и полученные от сторонних организаций документов.

    В настоящее время ведение документооборота не обязательно, но без использования его возможностей можно допустить большую путаницу в ведении дел. Владельцы крупных предприятий всегда помнят об этом.

    Имея в подчинении большое количество подразделений с широким спектром функций, использование номенклатуры значительно облегчит систематизацию и хранение важной информации, отраженной как в бумажном, так и в электронном варианте.

    Значение номенклатуры дел для организации

    Номенклатура помогает упорядочить и систематизировать дела

    Основным направлением использования номенклатуры значится систематизация документов. Номенклатура в данном случае является перечнем дел, составленным согласно определенной формы, заведенной в подразделении делопроизводства организации. Основными задачами документа являются:

    • классифицирование и учет документов;
    • значительное облегчение процесса поиска требуемых документов;
    • снижение нагрузки сотрудников в период передачи дел, а также составления описей;
    • систематизация подготовленных к дальнейшему хранению или уничтожению документов.

    Росархив одобрил правила ведения рабочих вопросов в отношении номенклатуры архивов предприятий еще в 2002 году. Все дальнейшие нормативные документы разработаны с их учетом.

    Для кого она обязательна

    Современный мир диктует свои правила. Теперь делопроизводство возможно только при использовании систематического подхода и аккуратности. При качественном оформлении номенклатуры дел работа с документацией будет производится оперативно.

    Каждое юридическое лицо старается в обязательном порядке осуществлять свою деятельность только через номенклатуру. Соответственно, знать все нюансы хранения и систематизации документов должны не только делопроизводители, но и начальники всех отделов без исключения.

    Первоочередное использование подобных перечней осуществляется организациями, передающими подшивки бумаг в госархив. Для этого разработан и внедрен ФЗ «Об архивном деле РФ». К таким организациям будут относится:

    1. государственные или муниципальные;
    2. негосударственные, если в ходе их деятельности образуются документы, имеющие отношение к госсобственности;
    3. негосударственные, при условии заключения ими договора с госархивом.

    Остальные предприятия от таких функций освобождены. Однако, лучше осуществлять ведение дел по номенклатуре. Ее образец можно разработать самостоятельно, ведь с ее использованием делопроизводство будет систематизировано, а сохранность документов значительно возрастет.

    Не исключением будут документы, относящиеся к личном составу. Поскольку их отсутствие может принести организации даже финансовые потери, если проверяющие и контролирующие органы найдет нарушения в их оформлении или сохранности. В таком случае налагается штраф, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ.

    Какие виды существуют

    Номенклатура бывает разная. В зависимости от цели, которую преследует организация, можно выбрать одну из двух. При этом, отличаться они будут между собой по способу составления документации, а именно:

    • типовая – вид НД, при котором производятся однотипные операции, не требующие разработки сложного перечня документации. Такая номенклатура осуществит отражение примерного состава дел;
    • индивидуальная – разработана и утверждена для каждого учреждения при использовании особого подхода и анализа осуществляемых операций. Берет за основу типовую и примерную форму описей из НПА вышестоящего министерства или ведомства. Нормы будут распространены по всем подведомственным учреждению структурным подразделениям. Индивидуальные описи дел будут вестись каждым экономическим субъектом, учитывая свой вид деятельности, опираясь на правовые и нормативные документы.

    Выбирая между указанными номенклатурами целесообразней выбрать второй вариант. При этом есть возможность учесть нюансы именно своего предприятия. Кроме того, так будут соблюдены сроки формирования подшивок и сдачи подготовленных документов в архив.

    Кто составляет документ

    За составление этих документов ответственна номенклатура

    Номенклатура составляется канцелярией. Ее разработка должна быть закончена за месяц до начала нового отчетного периода. Готовый документ подписывает руководитель организации. Названия разделов происходят от наименований структурных подразделений учреждения.

    Порядок формирования и утверждения номенклатуры дел

    Описи дел должны создаваться одновременно с тем, как образуется новый экономический субъект. Это означает, что разработка номенклатуры должна быть осуществлена совместно с созданием организации.

    Утвержденная НД должна ежегодно анализироваться на предмет своей актуальности.

    Если выявлены недочеты или слабые места, то следует провести корректировку действующего списка дел, а также издать изменяющий приказ.

    Формы дел, которые были признаны устаревшими, этим самым приказом должны быть просто исключены из описи. Также следует проверить соблюдение сроков хранения по различным категориям бланков, форм или дел. Если какая-то форма была отменена нормативно-правовым актом, но срок ее хранения еще не истек, то такой бланк лучше оставить в описи.

    Если появилась какая-то новая форма дел или документации, которую организация планирует использовать в будущей деятельности, то ее необходимо ввести в номенклатуру. При этом стоит помнить, что не стоит раздувать НД и осуществлять регистрацию «на всякий случай». Также, будет проблематично использовать только типовой перечень, без учета индивидуальной особенности организации.

    Даже если подведомственные учреждения схожи между собой, не стоит исключать некоторые расхождения по численности штата или юридическому аспекту. По этой причине любой типовой документ следует дорабатывать индивидуальными документами, исключая все лишнее.

    Из чего состоит документ

    Приказ Минкультуры разработал унифицированную форму НД. Так, согласно, указанному документу установлены обязательные пункты, которые должны содержаться в номенклатуре. Однако, это совсем не значит, что нельзя расширять указанный список. Это даже необходимо делать, учитывая все нюансы деятельности организации. Обязательными пунктами будут считаться:

    1. Наименование осуществляемой операции;
    2. Единицы хранения (в данном случае будут указаны тома и отражение указанной информации будет осуществлено по истечении отчетного периода (года));
    3. Период хранения – указанный пункт будет отражать срок, на который в обязательном порядке следует обеспечить сохранность прописанного в НД документа (в обязательном порядке отражается ссылка на нормативный документ, относящийся к предмету хранения);
    4. Примечания – графа может оставаться не заполненной и вводится на будущее, используясь по мере необходимости.

    Разработку пунктов, подлежащих включению, стоит произвести заранее, перед каждым отчетным периодом. При этом, стоит проанализировать уже существующие и, возможно, детализировать их название или переформулировать вовсе.

    Как заполняется форма

    Заполнять форму необходимо по графам, отраженным в образце. Заполнение допустимо как от руки, так и в машинописном формате. Для этого, следует изучить образец на 2021 год и проанализировать его на предмет соответствия своему предприятию.

    Образец номенклатуры дел можно скачать ниже:

    Скачать образец [212.00 KB]

    Правила и сроки хранения

    Определить необходимые в работе бланки и формы документов не самая большая сложность. Второе по значению – определить и указать срок хранения находящихся в НД документов. Следует помнить, что для каждого бланка, письма, отчета, табеля или справки имеется своя категория. По этой категории и производится определение конкретного минимального срока для хранения.

    Уничтожение подшивок, ранее срока, установленного номенклатурой недопустимо. За это может наступить ответственность вплоть до уголовной. Сами сроки установлены на законодательном уровне и ознакомиться с ними можно в приказах минкультуры. Если в документообороте имеется НПА, по которому не установлен срок хранения указанными приказами, то организация может самостоятельно установить его.

    Но, нельзя произвести указанные действия просто по своему желанию. Для этого необходимо создать экспертную комиссию. В ходе ее заседания будет определен минимальный срок хранения. Решение необходимо официально закрепить приказом. Теперь, соблюдение срока обязательно!

    Данная процедура широко используется для бухгалтерской документации. Поскольку сроки этой отрасли индивидуальны и будут зависеть не только от бухгалтерского законодательства, но еще и периодов проверок сторонними организациями, то для них и можно ввести увеличенный период хранения сданных в архив дел.

    Еще один нюанс – разработанные или появившиеся в ходе осуществления деятельности документы могут быть не в единственном экземпляре.  Их количество компании предстоит определить самостоятельно.

    К примеру, первый будет находиться в канцелярии, второй передан в кадровый аппарат, а третий уйдет в бухгалтерию для начисления денежных средств.

    Четвертый при этом будет направлен в архивное учреждение.

    Срок, в который надлежит хранить документ будет главным критерием разделения подшивок. Так, документы будут отсортированы на хранение по следующим показателям:

    1. временное хранение на период до 10 лет;
    2. временное хранение на период свыше 10 лет;
    3. постоянное хранение.

    При этом, не стоит руководствоваться только указанными сроками. Они могут быть разработаны в индивидуальном порядке каждым учреждением. Главное, чтобы не было нарушения законодательства. Так, устанавливая срок хранения финансовым документам следует руководствоваться еще и статьями налогового кодекса. В противном случае можно получить взыскание.

    Кадровые документы также не будут исключением. За ними должен быть закреплен специальный сотрудник кадрового учреждения, он и контролирует сроки хранения приказов по личному составу и иных НПА. Приказ о назначении указанного сотрудника подлежит утверждению со стороны руководства организации.

    Передача документации в архивное учреждение

    Для некоторых организаций передача номенклатуры дел в архив обязательна

    Если организация относится к тем, которая в обязательном порядке сдает документы в архив, то следует уяснить для себя требования Госархива. По истечении календарного года, который также является отчетным, необходимо собрать документы и по правилам делопроизводства передать их в архив. Хранение при этом может быть как постоянным, так и временным.

    Сдача будет осуществлена с учетом графика, который утвержден руководством. Для нее следует составить их опись. Передать можно только по номенклатуре, с обязательным приложение регистрационной карточки.

    При необходимости получения подшивки, которая сдана в архив, будет осуществлена выдача для временного использования. Перед сдачей в архив в обязательном порядке должна быть проведена научная и практическая экспертиза ценности документа.

    Экспертиза ценности сдаваемых документов

    В основном, информация во всех, участвующих в хозяйственной жизни организации документов используется единоразово и теряет после этого свою актуальность. Такие документы не подлежат длительному хранению. И совсем другое отношение должно быть к документам, которые содержат ценную или научную информацию. Они могут находится на хранении на постоянной основе.

    Для того, чтобы не наделать ошибок и не утратить важный документ и проводится указанная экспертиза. В ней будет оценена государственная, социально-культурная или иная значимость подлежащего сдаче документа.

    Комиссия для такой оценки будет создана приказом. В нее будут входить самые квалифицированные в указанном вопросе кадры: заведующий канцелярии, ведущие бухгалтера, инженеры и прочие квалифицированные кадры. Ими будет разработан проект классификатора и номенклатура делопроизводства.

    Разработка номенклатуры дел должна быть в приоритете. Нет четких инструкций по ее составлению, поэтому каждая организация должна сама решить для себя список наиболее важных вопросов. Также следует четко определить сроки, на которые будут оставаться документы на хранении. Используя НД будет значительно сокращен документооборот и систематизирована работа подразделений.

    Эксперт по управлению документацией расскажет, почему электронные документы не нужно включать в номенклатуру дел и как организовать хранение бумажных документов, чтобы их было легко искать:

    Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

    Источник: https://VyborPrava.com/administrative/oformlenie/nomenklatura-del-v-organizatsii-obrazets.html

    Номенклатура дел

    Титульный лист номенклатура дел организации образец

    Хранение документов компании лучше всего организовывать путем группировки их по различным признакам в дела. Делопроизводством на предприятии может заниматься отдельное должностное лицо, а при значительных объемах и работе с большим количеством документов – специальный отдел. Чтобы классифицировать, учитывать созданные дела, в организации используется бланк номенклатура дел.

    Понятие и назначение номенклатуры дел

    [ads-pc-3] [ads-mob-3]

    Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения. Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов.

    Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.

    Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.

    Коммерческие компании ее могут использовать или нет. А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.

    Порядок составления номенклатуры

    Отдел по делопроизводству начинает ее разработку за месяц до начала следующего года. В новых предприятиях, а также созданных подразделениях согласно положениям по архивам номенклатура разрабатывается в месячный срок.

    В качестве методологической базы используются локальные акты фирмы по делопроизводству.

    Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию.

    Сроки хранения дел по номенклатуре подразделяются на временные и постоянные. Надо учитывать, что значительная масса документов приходится на первую группу.

    Ко второй относятся в основном нормативные акты предприятия, используемые на протяжении всей его деятельности. Сроки определяются на основе перечня, который разрабатывается для каждой отрасли или группы организаций отдельно.

    Существуют типовые, ведомственные и примерные. В настоящее время многие фирмы пользуются Перечнем, утвержденным Минкультуры в 2010 году.

    Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.

    Если на протяжении текущего года фирма сменила свое направление деятельности, а также поменяла структуру, то номенклатура дел пересматривается, вплоть до утверждения нового документа. В начале следующего года составляется итоговая запись о количестве и категориях оформленных дел в организации.

    Номенклатура дел организации образец и бланк

    Бланк номенклатуры дел скачать в формате Word.

    Номенклатура дел образец скачать, Word.

    Бланк итоговой записи скачать.

    Образец итоговой записи скачать в формате Word.

    Источник: https://blankionline.ru/doc/nomenklatura-del.html

    О ваших правах
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: