Жургал входящей докунтации прошит но не закончен

Если учетная форма электронная (Excel, СЭД), то перед отправкой она конвертируется в неизменяемый формат и записывается на внешний носитель информации. В бумажных журналах нужно сделать итоговую запись. Форма итоговой записи – на усмотрение ее автора.

Можно сделать простую: Итого 2456 (две тысячи четыреста пятьдесят шесть) входящих документов.

Можно развернутую: Итого за 2021 год зарегистрировано 1478 (одна тысяча четыреста семьдесят восемь) почтовых отправлений, из них: Экспресс-почта – 55 (пятьдесят пять) отправлений; Заказные письма и бандероли с простыми уведомлениями – 649 (шестьсот сорок девять) отправлений; Заказные письма и бандероли – 197 (сто девяносто семь) отправлений; Простые письма – 577 (пятьсот семьдесят семь) отправлений.

Итоговая запись подписывается должностным лицом, ответственным за делопроизводство в организации: начальником отдела документооборота, начальником канцелярии и т.д.

Журнал регистрации входящих документов: для чего он нужен и как заполняется

Секретарь или делопроизводитель будет знать, что документ под таким-то номером должен быть рассмотрен в ближайшее время. Иногда лицо, ответственное за ведение журнала, может внезапно заболеть или уехать в командировку, и руководитель предприятия сможет, пробежавшись глазами по списку входящей корреспонденции, найти нужный ему документ.

Бывают такие случаи, когда журнал поможет защитить саму администрацию от надуманных обвинений. Например, партнёр по бизнесу может уверять, что вовремя выслал необходимые бумаги и будет называть точную дату, когда они должны были прийти.

Вход на сайт

Наверное так и сделаю. А может еще подскажите, как вносить изменения юридического адреса в разного рода журналах (тот же журнал по От, книга замечаний и предложений, книга проверок и пр.)? А может вовсе вносить не нужно или опять-таки тупо заменить.

целую «библиотеку» менять тогда придется.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

Журнал регистрации входящих документов

Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала.

Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.

Исходят обычно из следующих соображений:

обычно отдельные виды документов не смешивают при регистрации – например, , приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от ), акты, протоколы, договоры, и др.,
регистрация проводится в одном месте,
в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы,
допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по какому-то определенному вопросу.

Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения (допускается удалить, добавить или изменить наименование графы):

Прошивка журналов

Как оформляют. Общепринятых требований, оформленных ГОСТом или иным подобным нормативным документом, не существует. Есть требования ЦБ РФ для оформления документов, представляемых банками, и иные требования ведомств и регуляторов рынка.

Везде указывается, что документы, содержащие более одного листа, должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены на оборотной стороне последнего листа печатью и заверительной надписью с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных листов.

А также должны быть подписаны руководителем с указанием должности и даты заверения документа. Подпись должна быть скреплена печатью.

Как прошивают. Обычно документы прошивают следующим образом.

Как правильно «закрыть» журналы вх.
и исх. корреспонденции?

тыц-тыц-тыц.

и исх. корреспонденции?»>

[e-mail скрыт] Россия, Москва Написал 34848 сообщений Репутация: 16 декабря 2009, 14:36 Ничего не надо.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

[e-mail скрыт] Российская Федерация, Нижний Новгород Написал 3 сообщения Репутация: 16 декабря 2009, 14:42 я так понимаю.тупо закрывают папку и всё???с глаз долой из сердца вон.

О_о?? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например: № 26-р – в распоряжениях; № 26-лс – в приказах по личному составу; № 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов). Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении).

Как закрывать бумажные и электронные журналы регистрации в конце года?

Например, в журналах для регистрации договоров или выданных доверенностей выделяют графу «Срок действия».

При небольшом объеме зарегистрированных документов данная графа позволяет контролировать сроки.

При ведении журналов должны соблюдаться некоторые методы и приемы обеспечения конфиденциальности, чтобы «охранная» функция выполнялась в полной мере.

Если бумажные журналы ведутся как «переходящие», то в конце каждого календарного года в каждый из них вносится заверительная надпись.

Ее подписывает руководитель структурного подразделения, в котором ведется журнал.

Источник: https://27advokat.ru/zhurgal-vhodjaschej-dokuntacii-proshit-no-ne-zakonchen-48094/

/ Гражданство / Жургал входящей докунтации прошит но не закончен

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

См. более свежую публикацию по этой теме – «Исправляем ошибку в журнале путевых листов» Пожалуй, наиболее распространенными случаями недочетов в ходе регистрации документов являются пропуски в нумерации. Возникают они обычно из-за «резервирования» номеров.

Каждый, кто ведет журналы учета входящих / исходящих документов или приказов, наверняка сталкивался с «резервистами», которые упрашивали оставить для них строчку с обещаниями, что совсем скоро они принесут этот документ на подпись. Если на такие просьбы поддаваться, то в конце года в журнале может остаться несколько пустых строчек из-за так и не выполнивших свои обещания «попрошаек».

Бороться с этим достаточно сложно.

Регистрировать документы в принципе могут:

информационная система — «упросить» ее внутренние счетчики никто и не пытается, потому такой проблемы просто не возникает; специалист службы делопроизводства

Журнал регистрации исходящих документов

6271 , образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации.

В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. ФАЙЛЫ Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия.

Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем.

Рекомендуем прочесть: Е дв для инвалидов

От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам.

С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Делопроизводство в первые месяцы рабочего года

После определения количества единиц хранения создается итоговая запись к номенклатуре дел.

Для ее заполнения нужно подсчитать количество заведенных в прошедшем году дел по срокам хранения: отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) включительно. Отдельно также учитываются переходящие дела и дела с отметкой ЭПК.

Обратите внимание Подсчитывать следует дела, а не единицы хранения, указанные до этого в номенклатуре дел.

Заполнение последней графы итоговой записи номенклатуры дел, содержащей количество дел «с отметкой ЭПК», обычно вызывает вопросы, хотя ничего сложного в этом нет. Загадочная «ЭПК» расшифровывается как «экспертно-проверочная комиссия».

Если организация является источником комплектования государственного архива, то эта комиссия работает при архиве. Если нет, то речь идет об известной любому ответственному за хранение документов лицу экспертной

Делопроизводство как закрыть журнал входящих писем если он не закончин

Симпотяжка [e-mail скрыт] Российская Федерация, Московская обл., г.

Раменское #11[117272] 29 декабря 2009, 11:25 Да, опись тоже не неотъемлемая часть сдачи документов в архив Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Mirta [e-mail скрыт] Российская Федерация, Санкт-Петербург #12[126892] 3 февраля 2010, 17:44 Век живи, век учись, у нас все просто, бросил в коробку и до свиданья.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Не верь, не бойся, не проси.

Приди, возьми и унеси. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Книга или альбом?

Ориентация страниц и обложки журнала зависит от количества граф. Так, альбомная, или горизонтальная, применяется при многочисленных данных, помещаемых в одну строку.

Источник: https://help-avto76.ru/zhurgal-vhodjaschej-dokuntacii-proshit-no-ne-zakonchen-34052/

Как прошить журнал входящих документов

17.12.2021

Также необходимо сразу прикинуть, какой длины отрезать нить, оба ее «хвостика» должны будут остаться свободными примерно на 15 сантиметров, но лучше действовать с запасом, лишние миллиметры всегда можно обрезать. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.

Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей. После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке. Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.

Количество листов в подшивке. К сожалению, чаще всего такой способ систематизации бумаг доступен только в типографиях. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Фамилия, должность и подпись составителя подшивки. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Как прошить журнал регистрации входящих документов

И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно. Дата составления подшивки. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.

Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки. Фамилия, должность и подпись составителя подшивки.

Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
граница от края листа составляет 1,5-2 см
первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа

Как прошить журнал

В делопроизводстве необходимо постоянно работать с кучей документации, являющейся доказательством хозяйственной деятельности предприятия. И любой делопроизводитель обязан знать, как правильно прошить журнал для учёта документооборота. И главное в ведении журналов — это непрерывное фиксирование документов, с обязательной регистрацией в журналах входящих и исходящих бумаг предприятия.

Рекомендуем прочесть: Компенсация сотруднику процентов по ипотеке

Журнал прошивается по левому полю так, чтобы нитки не мешали работать с документом.

Для этого слева, симметрично по всей высоте листов, по вертикали, шилом пробивается 3 отверстия. Затем нитками или банковским шпагатом прошиваются все листы журналы, желательно 2 раза.

Кончики ниток, не менее 6-7 см, выпускаются на обороте журнала или на последнем листе, если обложка слишком толстая и не пробивается шилом.

Приложения для iPhone

Как прошить документы и правильно их заверить. Многие предприниматели и сотрудники предприятий сталкиваются с вопросом о том, как прошить документы для предоставления их в регистрирующую или же контролирующую организацию. Сюда входят:

Пример Как прошивать документы» показан на заявлении по форме p21001 на регистрацию ИП, в котором сшивать нужно 3 страницы: 001, 002 и лист А. Лист Б в налоговой сдаётся отдельно, он должен быть в 2-х экземплярах. Книга учёта денежных средств

Прошивать надо так, чтобы через все страницы прошли нити, далее все страницы нумеруются (обычно снизу, скраю)и с внутренней стороны журнала на последней странице — завязывается узелок, наклеивается бумажечка .

ставится печать Надпись-заверитель выглядит следующим образом:
Мне приходилось видеть, как в прошитом журнале ставилась печать полностью на приклеенную бумагу. Т.е. оставляя возможность бумажку сорвать, журнал расшить, страницы заменить.

Затем журнал можно по-новой прошить, приклеить новую бумажку (побольше, чтобы скрыть следы преступления) и поставить новую печать (опять же — посреди «бумажки»).

Если в должностной инструкции делопроизводителя напечатано: принимает и регистрирует корреспонденцию; оформляет регистрационные журналы или создает банк данных; ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

В организации ведут журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации входящих документов, журналы скреплены скобами, они не прошиты, не пронумерованы и не скреплены подписью и печатью директора организации, покупаем эти журналы в магазине канцтоваров.

Входящие и исходящие документы регистрируются и записываются в журналах регистрации.

Обязан ли сотрудник, который ответственный за ведение журналов регистрации исходящих документов и регистрации входящих документов прошивать, пронумеровать, скреплять подписью и печатью директора организации? Нужно ли в журналах регистрации исходящих документов и регистрации входящих документов нумеровать страницы (писать ручкой номер страницы)? Обязан ли работник, совмещающий должность делопроизводителя вести журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации входящих документов, если в должностной инструкции делопроизводителя напечатано: принимает и регистрирует корреспонденцию; оформляет регистрационные журналы или создает банк данных; ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива?

Пронумерованные листы прошиваются прочной ниткой в два, три прокола.

Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.

Концы нитки завязывают узлом и выводят на оборотную сторону последнего пронумерованного листа. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.

Рекомендуем прочесть: Алименты прожиточный минимум на ребенка

Подобная процедура проводится для сохранности бумаг, которые могут пригодиться в дальнейшем.

Это личные дела сотрудников, документы, отражающие ход финансовых сделок и прочее.

Прошивка и опечатывание документов гарантирует их сохранность, так как иногда происходят попытки внесения несанкционированных исправлений и прочего вмешательства в отчетность.

Нужно прошивать журнала исходящей корреспонденции в 2021

Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом: Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации. Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию.

В организации ведут журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации входящих документов, журналы скреплены скобами, они не прошиты, не пронумерованы и не скреплены подписью и печатью директора организации, покупаем эти журналы в магазине

При этом, регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые и т. п.). Как правило, не регистрируют:

Как правильно прошить журнал

Строгого регламента по прошивке документов нет, однако действуют рекомендации, которые были официально утверждены Росархивом. Кроме этого, на территории России действует инструкция по документированию от Центрального банка РФ, а также ГОСТ по делопроизводству и архивному делу.

Прошивка журналов, официальных документов и любых деловых бумаг – это ответственное дело, которое не терпит дилетантства и требует особенной аккуратности.

Совершить ошибку здесь недопустимо, поскольку она может повлечь за собой серьезные проблемы: повышается риск расформирования документа и подмены страниц.

Поэтому очень важно знать, как правильно прошить журнал или любой другой документ, чтобы ни у проверяющих органов, ни у партнеров не возникло никаких вопросов.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Как прошить журналы для кадрового учета

Если книга не имеет заводской нумерации, ее необходимо пронумеровать вручную. Обратите внимание, что нумеруются листы, а не страницы, за исключением обложки, разумеется.

Используются арабские цифры, они проставляются в правом нижнем углу. Если при ручной нумерации была допущена ошибка, ее можно исправить, зачеркнув неверную цифру и проставив рядом новую.

Исправления в обязательном порядке заверяются подписью ответственного лица.

Документационное обеспечение работы с персоналом

Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Как правильно прошить журнал образец

Когда журнал подходит к концу нужно купить новый, прошить и пронумеровать его, а потом сходить в налоговую инспекцию и заверить его. Заверением журналов КМ 4 занимаются отделы оперативного контроля в соответствующей Межрайонной налоговой инспекции где был Образцы журналов кассира-операциониста:

И любой делопроизводитель обязан знать, как правильно прошить журнал для учёта документооборота. И главное в ведении журналов — это непрерывное фиксирование документов, с обязательной регистрацией в журналах входящих и исходящих бумаг предприятия.

Как прошить журнал входящих документов Ссылка на основную публикацию

Источник: https://russianjurist.ru/nasledstvo/kak-proshit-zhurnal-vhodyashhih-dokumentov

Делопроизводство как закрыть журнал входящих писем если он не закончин

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО КАК ЗАКРЫТЬ ЖУРНАЛ ВХОДЯЩИХ ПИСЕМ ЕСЛИ ОН НЕ ЗАКОНЧИН

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО В СУДЕ

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ Бэкап и восстановление Viber, WhatsApp на Windows ПК, Android или iOS телефоне, планшете в 2021 Подробный разбор видео и наши коментарии к нему:Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму журнал, книгу, картотеку, базу данных и проставление на документе номера или индекса и даты. В делопроизводстве операция регистрации применяется с целью обеспечения учета документов, контроля над их исполнением и хранением, а также поиска, то есть ведения справочной работы по документам.

Кроме того, с регистрацией документов связано решение ряда задач, которые должна обеспечить система делопроизводства.

Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и документы в электронном виде, получаемые по факсимильной связи.

По регистрационным формам можно получить данные о количественных и качественных характеристиках документооборота за какое-либо определенное время, например, за год.

Приказы, трудовые договоры, справки, заявления и личные дела отражают движение персонала. Для того чтобы без труда разобраться в этом массиве бумаг, необходимо вести их учет, фиксируя документы в специальных учетных журналах.

Журналы регистрации Начнем с того, что существует два термина бумажных носителей по учету документов.

Как правильно вести журналы регистрации

Специалистам кадровых служб ежедневно приходится иметь дело с большим количеством самых разных документов.

Приказы, трудовые договоры, справки, заявления и личные дела отражают движение персонала.

Для того чтобы без труда разобраться в этом массиве бумаг, необходимо вести их учет, фиксируя документы в специальных учетных журналах. Журналы регистрации Начнем с того, что существует два термина бумажных носителей по учету документов: журналы и книги.

Итак, журналы по учету кадров ведут для того, чтобы:

регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;

организовать учет персонала и его движения (приемов на работу, переводов, отпусков, убытий в командировки, увольнений);

наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);

облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.

Все ли журналы нужны Не все учетные журналы обязательны к ведению.

А наличие некоторых зависит к тому же от потребностей и особенностей компании. Если в компании не ведутся личные дела работников, то и незачем заводить журнал их регистрации. А если, например, сотрудники часто ездят в командировки, то без соответствующих журналов учета просто не обойтись.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

> >

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.

Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.

Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в .Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки.

Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

помогает контролировать работу подчиненных;
облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;
повышает продуктивность работы.
сокращает сроки исполнения поручений руководства;

Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.В

Нужно ли прошивать журнал входящей корреспонденции.
Журнал регистрации исходящих документов.
Регистрация входящих документов: чья это обязанность

Входящая корреспонденция любого предприятия должна своевременно обрабатываться.

В организациях обязательно ведется учет поступающих писем, что фиксируется в специальном журнале. Поступающие документы должен принимать делопроизводитель или секретарь.

Затем производится их сортировка и передача адресатам после присвоения регистрационного номера.

Многие крупные организации давно перешли на систему электронного документооборота.

Но подобные программы внедрены далеко не во всех учреждениях, поэтому факт поступления корреспонденции фиксируется в специальном журнале. Это необходимый элемент управления каждой организации. Регистрационный журнал входящей корреспонденции – это специальная тетрадь, где отражается информация о поступающей корреспонденции и ее дальнейшем распределении.

Может вестись в бумажной или электронной форме. Обычно форму ведения выбирает руководство организации.

В последнее время очень распространенными стали электронные журналы, которые позволяют систематизировать и хранить большой объем поступающей информации. Обычно письма регистрируются в день их поступления в секретариат или канцелярию. Для их полноценного учета требуется журнал входящей корреспонденции.

Вот его основные цели использования:

Контроль деятельности сотрудников по внешним и внутренним вопросам;
Проведение эффективной справочной работы с входящими документами.
Своевременное оперативное исполнение решений руководства;
Учет, систематизация и дальнейшая обработка входящей корреспонденции;

Заполнением занимается секретарь или работник канцелярии, что зависит от самого предприятия и организации его деятельности.

Если никого из вышеперечисленных сотрудников в организации нет, руководство назначает ответственное лицо, на которое возлагаются обязательства по ведению журнала.

Некоторые люди считают, что существует какой-то определенный образец журнала входящей корреспонденции, который должен быть единым для разных предприятий.

Но это не так – никакой единой формы не существует.

Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов.

Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т.д.), используя функции «Найти» и «Фильтр».

Распечатывать журнал необходимо, только если вы хотите получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно просто не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

Инфо Все ли журналы нужны Не все учетные журналы обязательны к ведению. А наличие некоторых зависит к тому же от потребностей и особенностей компании. Если в компании не ведутся личные дела работников, то и незачем заводить журнал их регистрации.

А если, например, сотрудники часто ездят в командировки, то без соответствующих журналов учета просто не обойтись.

Все зависит от министерства или ведомства, к которому принадлежит предприятие, формы собственности и численности персонала.

Журналы (книги) учета командировок, выдачи командировочных удостоверений — 5 лет.

Журналы (книги) учета очередных отпусков — 3 года.

Журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы — 3 года.

Как видно из этого перечня, большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве создается для учета особо ценных документов. Обязательной регистрации с целью придания